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planejamento da negociação

Passo a passo da negociação

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Planejamento da Negociação

Por Valmir Amaral de Oliveira
a.Identificação dos Objetivos


A identificação de qualquer objetivo passa, prioritariamente, pela definição clara e precisa da compra, contratação ou projeto da sociedade, por meio de especificação detalhada, já mencionada no item anterior.

Se entendermos o processo de negociação no sentido macro, seu objetivo, no contexto da Administração Pública poderia ser o de comprar ou contratar serviços necessariamente pelo melhor preço existente no mercado.

Nesse caso, todo processo de compra corresponderia ao processo da respectiva negociação em si mesmo.

Mesmo no sentido mais restrito, considerando que a negociação só ocorreria após a cotação de preços e a fase de lances , se nos balizarmos no Pregão , existe uma estrita relação entre a fase inicial de preparação do processo e a definição dos seus objetivos, principalmente se considerarmos que o principal e mais freqüente objetivo de negociação é a efetiva redução dos preços a serem contratados.

 Tendo em vista que, mesmo considerando o maior foco na redução do preço, outros objetivos podem emergir em qualquer negociação.

Sendo assim, cabe nesse momento do planejamento identificar todos os objetivos possíveis, ordená-los por grau de prioridade e classificá-los em uma escala que vai daquilo que se acredita ser possível negociar (o real) até o máximo que gostaria de obter (o ideal).

Essas ordenações e classificações serão úteis no momento da definição (Estudos e Reuniões Preliminares), implementação (Reunião de Negociação) e de estratégias de abordagem.


Levantamento de Dados


As negociações são condicionadas por três variáveis básicas: a informação, o poder e o tempo.

Nessa etapa do planejamento, a equipe encarregada da preparação da negociação trabalhará as bases da variável informação, o que norteará o processo de negociação e será apoio determinante para o seu sucesso.

Quanto mais bem investigado for o objeto da negociação e ampliada a base de dados que compõe esse estudo, melhores as chances de se atingir os objetivos da negociação.

Para formar essa base de dados, deve-se estudar toda a composição do mercado, verificando-se a quantidade de potenciais parceiros para o negócio, se o setor é competitivo, se todos os produtos e serviços atendem ao pretendido, quais as vantagens e desvantagens de cada marca e modelo, o que está entrando e saindo de linha de produção e quais são as tendências de posicionamento do objeto (produto, material e serviço) nos vários cenários possíveis para o futuro. 


Conhecimento da outra parte


Identificados os possíveis parceiros ou fornecedores, a próxima etapa será conhecê-los, verificando o leque de opções de serviços e produtos que oferecem, as características de cada um deles, os tipos de acordos e propostas que costumam trabalhar, o espaço físico e região em que atuam, quais os interesses de investimento, de expansão ou até mesmo de redução de atuação.

O conhecimento dos fornecedores potenciais para determinado objeto facilitará muito o futuro relacionamento e a formulação dos argumentos para o processo de negociação a ser desenvolvido, além de possibilitar a avaliação das opções de parceria existentes no mercado com perfil e interesses comuns relacionados aos objetivos e projetos pretendidos pela organização que pretende contratar

Outra forma de conhecer o futuro parceiro é efetuar, quando possível, um histórico dos contratos com ele celebrados anteriormente, efetuando uma análise prévia dos que foram realizados com sucesso.

Esse procedimento constitui um ótimo parâmetro para o desenvolvimento de projetos atuais com o mesmo objetivo dos contratos identificados, assim como subsidiará a sustentação de argumentos e futuras propostas no curso das negociações.              

A pesquisa para conhecimento da outra parte, futura parceira, também serve para evitar erros ou fracassos já cometidos por outros negociadores.

Mesmo em relação a projetos bem sucedidos de mesma natureza, é uma oportunidade para avaliar-se, também, aquilo que está dando certo, e que poderá ser aperfeiçoado agora, no momento de firmar o acordo desejado.
              

Estudos e Reuniões Preliminares


Essa etapa do planejamento da negociação corresponde ao início da sua preparação propriamente dita.

É o momento no qual são complementadas as informações do objeto a ser negociado e da outra parte de forma mais estruturada, com o foco no conteúdo, hierarquia e níveis de satisfação (ideal e mínimo) estabelecidos para os objetivos previamente traçados da negociação.

Podemos dizer que é nesse ponto que passamos a considerar, juntamente com a variável informação, as demais variáveis condicionantes da negociação:

o poder e o tempo, mencionados na Parte I deste trabalho, por meio de formulação de uma ou mais estratégias de abordagem da negociação.

Os estudos preliminares à negociação devem ser os mais abrangentes possíveis.

Por exemplo: na compra de um imóvel usado, deve-se verificar as condições do prédio, o tempo desde que foi construído, todos os documentos e condições de legalidade, se está em processo de inventário ou outra demanda judicial, se aquele local está em período de valorização ou de desvalorização, quais as vendas mais recentes realizadas naquela área, a que preço e em que condições.

Deve-se, também, examinar o ambiente de vizinhança, se é um local tranqüilo, silencioso, qual é o motivo da venda, se está vazio, se não está, por quem está ocupado, se tem garagem ou espaço destinado à guarda de veículo, se o bairro é de fácil acesso, quais as condições de trânsito, se o local é sujeito a possíveis eventos da natureza, como alagamentos, deslizamentos, e outros.  Se for um apartamento, é importante saber em que andar ele se localiza, se é vazado, se é voltado para o nascente ou poente, se tem garagem, se tem estacionamento etc.

Como exemplificamos, a simples compra de imóvel envolve uma elástica gama de possibilidades e itens relevantes.

É importante termos em mente que um desses itens pode inviabilizar o negócio, ou valorizar o imóvel.

Esse conhecimento é importante para o nosso dia-a-dia.

A pessoa normalmente tem um sonho de consumo ou de realização econômica ou profissional.

Para viabilizá-lo junta economias de anos de trabalho.

Se estiver bem preparada na hora da negociação para adquirir o objeto dos sonhos, poderá aumentar significativamente aquelas economias ou, se não estiver bem preparada, poderá perder parte delas.   

Essas mesmas informações estruturadas, se concatenadas com o conhecimento por parte do vendedor ou imobiliária, dos interesses e necessidades da outra parte (comprador), também podem se configurar como uma grande vantagem na negociação para o primeiro, desde que ele saiba usar a informação no momento certo.

Por exemplo: uma mesma característica de um imóvel, ser localizado no primeiro andar em um prédio de quatro andares sem elevador, pode ser uma grande vantagem para um casal de idosos ou uma família com deficientes físicos, e não ser interessante para uma família maior, com pessoas até 40 (quarenta) anos, que preze mais a segurança pela dificuldade de acesso de estranhos e aprecie a visibilidade da paisagem externa proporcionada pelas janelas mais altas.

Utilizando a informação na hora certa, o vendedor poderá garantir o valor inicial do imóvel, sem desconto, ao casal idoso, agregando às condições do imóvel, como uma vantagem, a facilidade de acesso, numa forma de barganha, mantendo intacta sua comissão.

Ressaltamos ainda que, nessa fase, a realização de reuniões internas preliminares não só favorece, de forma geral, a discussão técnica e administrativa em relação ao objeto a ser negociado, trazendo maiores subsídios para o momento do acordo entre as partes, como também permite à equipe responsável diretamente pela negociação obter adesões às estratégias e propostas a serem apresentadas à outra parte no processo e, usar adequadamente o poder circunstancial do compromisso para garantia de operacionalização e manutenção dos resultados acordados.


Preparação do Negociador


No processo de negociação, após a definição dos objetivos e das estratégias a serem utilizadas e de posse das informações relativas à outra parte (da empresa e de seus representantes ou negociadores), deveríamos selecionar o nosso negociador de forma específica, com perfil, conhecimentos e habilidades adequadas ao enfrentamento da situação.

Na realidade isso é impraticável, já que haveria necessidade de mobilizar uma quantidade significativa de recursos humanos que, de fato, não estariam especializados da forma adequada, em função da dispersão de investimento em formação e da redução significativa do volume de situações práticas para o aperfeiçoamento dos mesmos.

Normalmente a função de negociação é atribuída, no âmbito da organização, ao grupo responsável pela efetivação das compras e contratações de serviços ou ao grupo que gerencia os contratos.

Cabe à área de recursos humanos prover a seleção e alocação de empregados segundo os perfis psicológicos, formação e experiência laboral que propicie o desenvolvimento efetivo das habilidades necessárias à boa condução das negociações, de forma geral.

O poder de especialização poderá ser exercido por esses empregados em conjunto com técnicos arrolados na empresa durante a etapa anterior (reuniões preliminares) agregados no momento da negociação, quando a complexidade do objeto a ser negociado for relevante.

Podemos dizer que a preparação do negociador se dá em dois tempos: o primeiro na formação curricular e vivencial ao longo dos anos e o segundo no período imediatamente anterior a cada evento.

No primeiro momento, além da formação teórica e da experiência prática, o negociador deve também preocupar-se em desenvolver-se no sentido de obter equilíbrio emocional necessário para desempenhar sua atividade com bons resultados, um nível adequado de comunicação e percepção do outro e o efetivo desenvolvimento das habilidades específicas necessárias à condução do evento.

O equilíbrio emocional e a percepção e controle das expressões emocionais, apesar de não guardarem uma relação direta com o objeto da negociação, são de suma importância no momento das reuniões e decisões.

Precisamos estar preparados emocionalmente para a reunião, para a argumentação e a contra-argumentação da outra parte e a possível tensão dos momentos de decisão.

Quando se percebe uma tensão mais forte, é conveniente procurar deixar a outra parte mais à vontade, propiciando um momento de descontração, colocando, por exemplo, um assunto mais suave. 

Convém lembrar que a mesma conversa poderá ser mais branda ou pesada, dependendo da forma que é dirigida e apresentada.               

Atenção! Colocar outro assunto e descontrair um momento é diferente de deixar dispersar o assunto.

Apresentar outro tema após uma argumentação é uma técnica utilizada por negociadores experientes com o objetivo de reduzir a oportunidade de argumentação do outro.

Por exemplo: O negociador já investigou os hábitos os costumes da outra parte, o time de futebol que o outro gosta, os livros filmes e outras diversões.

No momento da negociação, após apresentar os argumentos, intencionalmente o negociador dispersa o assunto falando do time de futebol do outro, com o objetivo exclusivo de reduzir a oportunidade de argumentação do oponente.

Nessa fase é importante, também, que o negociador consiga fazer a leitura das expressões corporais das reações, dos gestos e movimentos.

Por exemplo: quando o indivíduo retorce a boca, provavelmente não gostou da idéia ou proposta apresentada.

Tamborilar os dedos na mesa demonstra uma certa insegurança. Quando a conversa desperta interesse o olho brilha, e assim são muitos os gestos e expressões corporais que poderão contribuir com o direcionamento da reunião.

Nesse sentido, além da conscientização do negociador por meio de palestras, seminários e leitura de trabalhos como este, bem como da bibliografia existente sobre o assunto direcionada para negociação, será muito importante a leitura e discussão sobre livros de psicologia de abordagem de conteúdo simplificada, como o conhecido “O Corpo Fala” de Pierre Weill.
   
A preparação do negociador relativa ao segundo tempo (anterior a cada negociação) diz respeito ao conhecimento detalhado das etapas de formulação do objeto, pesquisa de mercado, dos objetivos eleitos e da outra parte, ainda que não tenha participado diretamente deles.

Recomenda-se que o negociador participe diretamente da etapa de estudos e reuniões preliminares, uma vez que, nessa fase, estarão sendo definidas as estratégias de abordagem que, associadas ao seu autoconhecimento, serão determinantes na definição prévia de algumas táticas que viabilizarão os resultados pretendidos.

Essas táticas a serem planejadamente executadas no momento da reunião de negociação conferirão segurança para forjar outras tantas naquele momento, sempre que necessário, conferindo a devida flexibilidade na condução da negociação sem perda do foco definido.